Mennyire jó ez a sablonos helyzet?
- Folyamatfejlesztes
- Jul 16, 2019
- 2 min read
Talán az ember természeténél fogva olyan, hogy próbál szabályszerűségeket felfedezni bizonyos szituációkban, amiket később már előszeretettel alkalmaz hasonló eset bekövetkezésekor. Szerintem azért csináljuk ezt, mert így azt hihetjük, hogy uraljuk a körülöttünk zajló eseményket. 😊
Ez már pszichológiai kérdés. Ami ebből érdekes lehet az az, hogy a munkánk során is szabályokat hozunk létre, sablonokat, szabványokat, eljárásokat készítünk.
Mindenkinek eszébe jutott a felsorolásból valami, akár egy szabályzat, vagy egy sablon levél, amit adatokkal kell kiegészíteni, vagy egy formanyomtatvány. Itt is elég hosszú listát lehetne írni.
A folyamatfejlesztéshez is számos cég használ különböző sablonokat az eredmények egységes dokumentáláshoz.
Kicsit megengedve magamnak a személyes cinizmust: a wordben írt folyószöveges leírások a kedvenceim. Ezt még csak az múlja felül, ha ebből a word alapú (nevezzük így) folyamatleírásból készül majd a szabályzat/ szabályzatmódosítás is egy nagyon kemény Ctrl+C Ctrl+V munkával, illetve egy üzleti igény specifikáció is (szigorúan wordben, szintén szabadszöveges formátumban).
Úgy gondolom, hogy ezt nyugodt szívvel nevezhetjük a hatékonytalanság csimborasszójának, nem is tudom, hogyan lehetne ezt felülmúlni.
A lényeg az ugyanis, hogy a folyamatfejlesztésnek kutya kötelessége a működésével példát mutatnia a többi szakterületnek.
Ha a word dokumentumok ilyen szintű átdolgozását (átfogalmazását?) engedi, sőt támogatja a folyamatfejlesztési csoport, akkor a saját működése sem hatékony, mudát termel. Felmerül a kérdés, hogy ha saját működését nem képes hatékonyan végezni, hogyan felelhet a vállalat hatékony működéséért, ugye?
Pedig ez az eset létezik! Nem kitalált történet.
Ennél egyel jobb a helyzet Excel barátunkkal, de inkább vegyük górcső alá a lényeget! Mindenki használ vagy ilyen, vagy olyan sablont, mintát…stb.
Honnan tudhatjuk, hogy a mi sablonunk jó és hatékony?
Ez a kérdés a lényeg. Ugyanis lehet, hogy tényleg oda lyukadunk ki, hogy a word alapú, szabadszöveges formátum a leghatékonyabb módja a dokumentálás az esetünkben. Hogyan derítsük ezt ki?
Akkor jó az általunk használt sablon, ha:
☝ Pontosan meg tudjuk nevezni azt, hogy konkrétan kik (mely szakterületek, mely munkatársai) használják fel az általunk kiadott dokumentumot. Érezhető, hogy annál hatékonyabb a használt sablon felhasználása, minél többen tudnak dolgozni belőle, ugyanis így elkerülhető “az átdolgozás másik nézőpontra” (azaz átfogalmazás, vagy másolás) mudája.
☝ A sablont felhasználók mindegyikével egyeztettünk arról, hogy neki milyen adat/információ és MIÉRT szükséges a munkája elvégzéséhez. Általában mindig szerepel egy “beazonosítási” adatblokk, amivel a munkát / projektet azonosítják be a munkatársak. Ha ezt nem másoljuk át^ töltjük ki további 86 példányban egyéb sablonokra, már nyertünk (időt, energiát, elkerültük a hibázási lehetőséget, a fákról nem beszélve).
☝ Lehet véleményezni, kiegészíteni, verziókövető (tehát élő dokumentum), amihez minden érintett tud hozzátenni még, ha szükséges.
☝ Minden résztvevő egyértelmű értettségét biztosítja a szövegezése. Tévedés azt gondolni, hogy a szabadszöveges formációval lehet leginkább kifejezni magunkat. Gondoljunk csak bele a jogászok helyzetében! Ott minden egyes szónak ténylegesen mély jelentősége van és sokszor az analitikus gondolkodású emberek ezeket a szavakat simán másképp értelmezhetik.
Visszatérve a folyamatfejlesztésre:
Mindig jó, ha a sablonokba van egy folyamatábra.
Segít megteremteni egyrészt a közös nevezőt, másrészt megérti a kontextust másokkal is. Ha excel táblázatban kerülnek meghatározásra a folyamat lefutása szerinti üzleti igények (akár a manuális folyamathoz kapcsolódó változások, akár az informatikai rendszerrel kapcsolatos módosítások) időrendi sorrendben, így már készen lehet egy teszteset lista is, amit már csak ki kell bővíteni, és ami mellett jelölni lehet a teszt eredményét is. Mindezt egy dokumentumban úgy, hogy a fejlesztő közben lefejlesztette a listában felsorolt igényeket, és az üzlet is módosítani tudja már ennek alapján a szabályzatait.
Tádáááám! 😊
Comments