Követelményspecifikáció
- Folyamatfejlesztes
- Oct 9, 2019
- 3 min read
A folyamatfejlesztés blogban minden eddigi cikk ki volt hegyezve az optimalizálásra, a folyamatok jobbá tételére. Szó volt ábrázolásról, technikákról, eszközökről, célcsoportról és soft skillekről is. A másik nagy témakör még váratott magára... ezidáig.
A másik nagyobb téma pedig nem más, mint a folyamatfejlesztés utáni dokumentálási és megvalósítási szakasz. A folyamatfejlesztések során megfogalmazott üzleti igények strukturált formába (jobb esetben folyamat alapú, azaz időrendi sorrendbe) történő rendezése, egyszerű, érthető módon.
Muszáj, hogy lássuk ennek a dokumentumnak a fontosságát. Ha folyamatfejlesztésből kapta az inputot, úgy nemcsak a szoftver/rendszerfejlesztés alapját fogja képezni, de a manuális tevékenységek megváltoztatását és akár munkakörök/szerepkörök életre hívását is eredményezheti.
Mindenképpen változást idéz elő.
A változás pedig - ennél a példánál maradva - nem csupán a rendszerek fejlesztését vonja maga után, hanem a szakterületek folyamatainak módosítását, akár egy új szerepkör HR (személyügy) általi létrehozását, vagy meglévő pozíciók kompetenciájának bővítését/csökkentését…stb.
Ebből következik, hogy a követelményspecifikáció felhasználója is eltérő szakterületekről érkező olvasók lehetnek. Nagyon fontos ezért, hogy azok az üzleti követelmények olyan nyelven kerüljenek megírásra, hogy minden érintett ténylegesen és hatékonyan tudjon belőle dolgozni.
Arról beszéltem már, hogy ennek a dokumentumnak a felhasználója sok szakterület lehet és hogy érdemes magát a követelményeket olyan sorrendben megírni, hogy azok időrendben legyenek. A megértést tökéletesen segíti, ha az első lapon egy áttekintő folyamatábra van, amely még akár azt az információt is tartalmazza, melyik tevékenységet végzi manuálisan a szakterület és melyiket a rendszerben, illetve, hogy melyik rendszer(ek) szerepel(nek) a folyamatban és melyik szakterület(ek).
Ilyen módon történő megközelítés segít később abban is, hogy - amennyire lehet - csoportosítva írjuk meg a követelményeket.
I. A szokások, rendszerhez kapcsolódó követelmények
Egy csoport lenne a rendszerhez kapcsolódó igényhalmaz, amit a fejlesztéshez, az IT-nak fogalmazunk meg a lehető legprecízebben, adatok szintjén. Így tudni fogjuk, hogy a teszteléshez is ezekből a követelményekből kell majd teszteseteket írnunk. Nekik sem kell az egész dokumentumot többször átolvasni, elég egyszer, majd a rájuk vonatkozó részben elmélyülni.
II. Szakterületi, manuális folyamatrészekre vonatkozó követelmények
Másik csoport a szakterületeknek szólna azokkal az igényekkel, amik biztosan nem érintenek rendszereket, viszont fontosak, mert akciótervet kell létrehozni rájuk. Change managementet alkalmazni a bevezetésükre: mikor, mit, kikkel, hogyan, kommunikáció, érintettek, fenntartás biztosítása....stb. részletekkel. Cége válogatja, hogy ezt a szakterületi vezetők dolgozzák ki részleteiben, vagy pedig a folyamatfejlesztő.
Elmondom mi történt egyszer, amikor ez utóbbi résszel nem voltak hajlandóak foglalkozni. Nem került bele természetesen egy dokumentumba sem, hogy mi történik a folyamat manuális ágával. Lefejlesztették a tablet alapú szoftveres alkalmazást és több, mint 50%-a ment hibaágra, amit manuálisan kellett kezelni és amire ezt megelőzően - a kitalálás fázisában - nem fordítottak időt (merthogy az nem a rendszerben történik majd). Igen ám!
De egy szoftver bevezetésével minden esetben hatást gyakorlunk a manuális tevékenységekre is, így azokat nem hagyhatjuk figyelmen kívül.
Ha abba gondolunk bele, hogy egy projekt sikeressége az, ha X nyereség realizálására indítunk egy fejlesztést, de az a végén emiatt nem tudja az X-et hozni, az elég kellemetlen.
III. Feladatként beazonosított követelmények
A harmadik csoportba pedig azok az igények összeírása szerepel, amit csak feladatként említünk meg, mert vagy nincs hozzá megfelelően mély szakmai tudásunk, vagy soft információk, amiket nem tudhatunk. Mégis meg kell említeni, le kell írni feladat szintjén, mert így lesz teljes a kép. Valakinek a pozícióját módosítani kell, vagy a fizetéseket kell egy szintre húzni... Ezek olyan feladatok, amiket fel kell írni, mert szükségesek, megfogalmaztuk őket és hatással vannak a később bevezetendő folyamatra/rendszerre. Szükségesek ahhoz, hogy jól menjenek a dolgok.
Úgy, ahogy megterveztük.
Úgy, ahogy a csapattal megfogalmaztuk.
Úgy, ahogy a szakterületi igények megszülettek.
Úgy, amire az ügyfelek letették a voksukat.
Figyelni kell minden részletre. Fontos a dokumentáció. Ezért!
Szép napot mindenkinek!
Comments