Jöhet a szaftosabb soft skill
- Folyamatfejlesztes
- Aug 20, 2019
- 3 min read
Mindenkinek hasznos tudást jelent, aki csapatban dolgozik: a facilitás művészete, ami másnéven egy csoportértekezlet levezénylését, koordinálását jelenti. Ha lehet, akkor hatékonyan. Jó lenne.
Korábbi posztjaim valamelyikében már szó volt arról a "felemelő" érzésről, amikor úszunk a munkában, a határidők szorításában nem tudunk ebédelni és még a naptárunk is tele van megbeszélésekkel. Ha már így alakult, legalább legyenek értelmes megbeszélések, nem?
A legtöbb megbeszélésről úgy jönnek ki az emberek, hogy megválaszoltak közben néhány e-mailt, lehet, hogy hozott az illető 1-2 döntést is és megtudta, hogyan is állnak a dolgok. Remélem legalábbis, hogy a legtöbb megbeszélés ilyen. 😊
Egy megbeszélés hatékony levezetése nemcsak egy folyamatfejlesztőknek hasznos, hanem projektvezetőknek, csoportvezetőknek és mindenkinek, aki valamilyen formában összehív egy értekezletet.
Fontos tisztázni, hogy az értekezlet megszervezőjének kell a legjobban felkészülnie a megbeszélésre
Ismernie kell:
☝ a témát,
☝ kik az érintettek,
☝ mit vár el az érintettektől (csak részvételt – akkor nem biztos, hogy ott kell lenniük; döntést; információt – ezesetben külön kérni kell, hogy ő is készüljön fel a témában)
☝ mi a megbeszélés célja, mi lesz az eredménye (egy döntés, vagy információk összegyűjtése, vagy csak egy rövid tájékoztatás és a közös értettség biztosítása)
☝ tudnia kell, hogy mi lesz a következő lépése. (…stb.)
Ezek a legfontosabbak.
A másik része egy gyors stakeholder elemzés az érintettekről, kicsit másképp:
🤔 Kik a nagyszájúak,
🤔 Kik a sztorizósak,
🤔 Kik azok, akiket nem érdekel a téma és hozzák a laptopjukat,
🤔 Kik a visszahúzódóak (…stb.)
A nagyszájúak általában nagy tudásúak, akik magabiztosan mozognak a témában és ugyanígy vinnék félre a megbeszélgetés fókuszát is, ha hagynánk. Főbb ismertető jegyük, hogy a munkatársak általában nem szeretnek vele egy megbeszélésre járni, vagy épp a “lehetetlen velük együtt dolgozni” kategóriában vannak. Egy jó facilitátornak igazi kihívást jelentenek! 😍😍 Hátrányuk, hogy csaponganak, vagy épp túlságosan részletekbe menően fejtik ki álláspontjukat, vagy adják át az infókat. Nagyon észnél kell lenni náluk, mert az egész megbeszélést szét tudják forgácsolni.
Ami segít náluk az az, hogy leszögezzük, hogy nagyon számítunk a hozzászólásaikra, de ahhoz, hogy minden információt fel tudjunk jegyzetelni, néha bele kell kérdeznünk az elmondásába. Erre általában pozitív válaszuk van, mivel megkapták a szakmai elismerést és ha nagyon elfajul a sztori és a monológ, kevésbé veszik zokon, ha belekérdezésünkkel a megfelelő mederbe vezetjük az elbeszélésüket. Mindig kérdéssel segítsünk neki visszatérni az eredeti témához, a megfelelő mélységű információátadáshoz. A megfelelő kérdéseket pedig csak úgy lehet feltenni, ha nagyon- nagyon figyelünk rájuk, az elmondottakra. 👀☝🎆😲👌
A sztorizósak is nagyszájúak, de általában nem a témához kapcsolódó megjegyzéseikkel bombáznák előszeretettel szét a megbeszélést. A jó hír, hogy ők általában a mókamesterek, akik feldobják a megbeszélés hangulatát. Szeretnek vele megbeszélésekre járni a kollégák, mert akkor tuti, hogy valami vicces dolgot hallanak a szokásos monoton meló mellett.😂🤣
Ezt ki kell használni a megbeszélésen. Jó teret engedni nekik, mert emelik a megbeszélés hangulatát, hozzájárulnak a csapatdinamikához is, de figyelni kell rá, hogy a megfelelő mederben tartsuk a megnyilvánulásaikat, csak a megfelelő időkeret erejéig mókázzanak, viszont tervezzük is be ezt a keretet. A mókázást a legudvariasabb módon egy hasonló poénnal lehet lezárni és visszaterelni a társaságot egy szuszra az eredeti témához.
Akik közömbösek, hozzák a laptopjukat azt gondolván, hogy ők közben dolgoznak, míg a többiek keményen csapatmunkában épp közösen agyalnak az elég demoralizáló, széthúzó. Az elején tisztázni szoktam, hogy ha nagyon sok munkája van, akkor elengedem, de telefonon legyen elérhető, felhívjuk, ha kell a döntése. Ki szoktam ezután emelni, hogy nagyon kellene a segítsége az eredmény elérésében, jobb lenne, ha mégis itt tudna maradni és része tudna lenni a csapatnak laptop nélkül.
Ilyenkor szokott az lenni, hogy ő nem dolgozik, hanem jegyzetel. 😊 ezt az első 3-5 percben szoktam úgy tisztázni, hogy megkérdezem, mit sikerült eddig lejegyzetelni a megbeszélésből és bízhatom-e rá a jegyzőkönyv készítését. Ezzel nagyobb eséllyel elérhető, hogy figyelni fog, mert a csapat előtt bíztam meg őt a megbeszélésről szóló emlékeztető megírásával.
A visszahúzódóra is mindig figyelni kell, akárcsak a megbeszélés minden egyes résztvevőjére. Igen, mindegyikre. Mindegyiket meg kell szólítani – hacsak nem egy tájékoztató jellegű megbeszélést tartunk. A visszahúzódókat is a megfelelő kérdéssel kell előmozdítani, ami semmiképpen sem eldöntendő kérdés, mert arra minden bizonnyal egyszavas választ kapunk.
Vannak ebben a soft skill témában coachok, akik biztosan jobban értenek azokhoz az embertípusokhoz, akik jelen vannak a megbeszéléseken, biztosan vannak ezeknél sokkal hatékonyabb kezelési módok is. Érdemes utánajárni, olvasni a témában. Nagyon hasznosak tudnak ezek lenni, amik segítenek előre vinni a megbeszélést, eredményeket, "AHA" érzést elérni. Kutassunk a témában, megéri. 🔎
Opmerkingen