Folyamatábrázolás – mivel mit
- Folyamatfejlesztes
- Aug 13, 2019
- 3 min read
Az elkészült folyamatábrák, mintegy burda kötésminta díszelegnek sokszor kitett plakátként, vagy éppenséggel a fiókban porosodnak?
Többen látják már relevanciáját a gyártásban és a szolgáltató szektorban egyaránt, mégis hol van a helyük, milyen szoftvert vagy ábrázolási nyelvet (ún. konvenciót) használjunk, ha mégis rászánjuk magunkat egy rajzolásra?
Kezdeném ott, hogy ha szeretnénk őskáoszt teremteni a cégnél javasoljuk a csoportoknak / munkatársaknak, hogy nyugodtan készítsen mindenki folyamatábrát. 😊 Az őskáoszt úgy érjük el, ha az így született ábrákat másoknak is odaadjuk szíves felhasználás céljából.
Legtöbbször az auditok itt dobják le a hajukat, mert átláthatatlan, össze nem kapcsolható semmilyen előtte vagy utána zajló folyamattal, teljesen más jelölést használ az egyik ember, mint a másik (most akkor a karika vagy a négyzet a tevékenység és mi ez a légypiszok itt?!).
A legismertebb légypiszok halmazok (konvenciók, avagy jelölési rendszer) az üzleti folyamatokra mostanában: EPC, BPMN vagy UML …stb. Bármelyik diagram típusokról is legyen szó: mindegyik más és más szabályrendszer mentén értelmezhető jól. Ezenkívül van még a mezei.
Mezei folyamatábrát mindenki tud készíteni a nevével ellentétben az irodában is vagy akár otthon. Csak egy téglalap és egy nyíl kell hozzá kezdetben. Majd egy újabb téglalap és egy újabb nyíl. Nem árt, ha van eleje és vége a dolognak, ami viszonylag jól behatárolt. Ezt lehet a régi infrastruktúrával készíteni: papírral és tollal. Ezen kívül alap szoftverekkel: Word, PPT- ben is akár.
Az eggyel komolyabb verzió a Microsoft Visio, ami már egészen jó dolgokat is tud, bár én mindig fázok tőle; például van eszköztára ezeknek a bűvös szavaknak (BPMN, UML, EPC…stb.), amiket jól használva megint számtalan infót el lehet helyezni a megfelelő helyre a folyamatban. Hihetetlen felemelő érzés, hogy egy, azaz 1 db A4 –es oldalra kifér minden olyan info teljesen egyértelmű értelmezéssel, amit kb. 5-6 db A4-es oldalra írnánk le folyó szöveggel, illetve kb. 8-9 db A4-es oldalra, ha meg kell indokolni a célját, meg a hasonló körítéseket, folyó szöveggel.
Amiket én még ezeken kívül használtam az az ARIS és az Enerprise Architect volt, amire azt mondom, hogy ezek már adatbázissal is rendelkeznek, komolyabb programok.
És hogy hogyan lehet kihasználni, egyben miért is fontos az, hogy egy kézben összpontosuljanak a folyamatábrák a megfelelő, leírt konvenció szerint?
Képzeljük el, hogy van egy fő rendszerünk és sok- sok kicsi még mellette (tudom, ez legtöbb helyen teljesen ismeretlen). Mindenhol van ügyfél keresés funkció, ebben szinte biztos vagyok. Ha a konvenció szerint nevezzük el a tevékenységeket, akkor mindegyik ilyen tevékenységnek “ügyfél keresés” lesz a neve. Az gondolnánk, hogy ez egyértelmű, hiszen mindenki így nevezné el, nem is lehetne másképp. Haha! Nem lehetne “ügyfél keresése”, vagy az “ügyfél megkeresése”, vagy “keresés”, vagy “keresés az ügyfélre” sem.
Képzeljük el, hogy pont ebben az ügyfél keresés funkcióban kell valamit változtatni. Akár jogszabályba újra kijött változtatás miatt, amely nem engedi a személyi számot elkérni az ügyféltől, amivel egyértelműen meg lehetett eddig keresni. Tehát törölni kell ezt a funkciót a rendszerből. Fogjuk az adatbázisunkat, rákeresünk az ügyfél keresése tevékenységre és kilistázza azokat a rendszereket, ahol ez a funkció (esetleg még ezzel az attribútummal is) jelen van. Na. Ezekre kell a fejlesztést megtervezni, ezek a rendszerek, szakterületek érintettek benne. Így lehet a teljeskörűséget biztosítani.
Tehát nem árt, ha egy kézben, vagy egy csoportban összpontosulnak ezek a folyamatábrák, ahol adattisztítást végeznek és megtalálják a kapcsolódási pontokat, konvencióknak eleget tesznek. Mindegy milyen konvenciót használnak kezdetben, csak legyen leírva és érdemes egy magas szintű térképpből kiindulni, illetve a legfontosabb, hogy tartsák be. A szoftver attól függően lehet érdekes kérdés, hogy mekkora a cég, mire akarják használni a folyamatábrákat.
Szuper dolog ez, nemcsak a kötésminta megértése céljából, hanem egy audit során is jól tud jönni, egy project során ma már elengedhetetlen, betanításkor is használható….stb. stb. stb.
Verziózni és felelőst rendelni hozzá ne felejtsetek el!
Comments